| Создание новой БД в Access | |
| Автор: drug | Категория: Технические науки / Автоматизация | Просмотров: | Комментирии: 0 | 10-01-2013 10:30 |
Создание новой БД
1. В режиме Конструктор последовательно введите названия полей, выберите типы полей и укажите их характеристики:
№ Имя поля Тип данных Размер поля Свойства Описание
1 ID Счетчик Индексированное поле: Совпадения не допуска¬ются Уникальный идентификатор музыкальной группы/испол-нителя
2 Name_MSC Текстовый 100 Обязательное поле: Да Название группы/Исполни-теля
3 Birthday Дата/Время Формат поля: длинный формат даты Дата создания/День рождения
4 Country Текстовый 100 Страна
5 Active Логический Творческая активность (выступает сегодня или нет)
2. Сохраните таблицу, отжав кнопку .
3. Перейдите в режим таблицы, через Режимы→Режим таблицы ( ) или двойным щелчком по имени таблицы в Области переходов и введите несколько записей (до черты):
4. Сохраните таблицу.
5. Добавьте еще 2 записи через Форму, выполнив:
вкладка Создание→Формы→отжать Другая форма→Мастер форм.
Выбрать нужную таблицу и поля для формы, отжать Далее.
Затем выбрать внешний вид (например, «В один столбец»), требуемый стиль (например, «Стандартный»), задать имя формы (например, «Музыканты»), установить «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и отжать Готово.
В нижнем левом углу Формы отжать Новая пустая запись и заполнить форму остальными данными.
Выполнить вкладка Главная→Обновить все, вернуться в режим таблицы и тоже выполнить Главная→Обновить все.
6. Добавьте оставшиеся данные через Внешние источники:
В окне БД закрыть таблицу, в которую будут добавлены записи.
Во вкладке Внешние данные→Импорт выбрать нужный источник, например Excel
В окне Внешние данные задать нужные параметры, ОК
Обратите внимание: наличие ключевого поля исключило добавление повторов.
7. Выполните копирование данных из других источников, например:
запустите Excel, откройте файл Исполнители, выделите нужные данные в таблице и выполните копирование.
Перейдите в Access в режим таблицы Музыканты→выделите пустую запись места вставки и выполните вставку данных.
Замечание: при копировании данных в таблицу с первичным ключом типа Счетчик все копируемые записи получают соответствующий порядковый или случайный номер, следовательно могут появиться дубликаты.
Отчеты – средство представления данных любой степени сложности.
В Access предусмотрены разные способы создания отчетов (вкладка Создание):
с помощью средства «Отчет»
с помощью Мастера отчетов
с помощью средства «Пустой отчет»
Рассмотрим создание простого отчета с помощью Мастера отчетов:
1) во вкладке Создание→Отчеты выбрать Мастер отчетов;
2) выбрать нужную таблицу и поля для отчета, отжать Далее и ещё раз Далее;
3) если необходимо, установить сортировку, Далее;
4) выбрать внешний вид (например, «Табличный»), требуемый стиль (например, «Обычный»), задать имя отчета (например, «Музыканты»), установить «Просмотреть отчет» и отжать Готово;
5) Изменение отчета производится аналогично форме в режиме Конструктор.
Запросы
Порядок действий при составлении QBE-запроса
1. выполнить Создание→Другие→Конструктор запросов;
2. в окне Добавление таблицы выбрать нужную таблицу, отжать Добавить и закрыть окно;
3. в окне Запроса в соответствии с задачей можно:
в строке Поле указать нужные поля
в строке Имя таблицы выбрать таблицу для запроса
установить Сортировку
в строке Условие отбора задать критерии выбора данных
Для условий выбора используются операторы сравнения:
= - равно (не обязательно оператор);
<> - не равно;
> - больше
= - больше или равно
<= - меньше или равно
Логические условия И (And) и ИЛИ (Or). Операторы * и ?.
4. после формирования запроса во вкладке Конструктор отжать кнопку выполнить
5. если необходимо, сохранить результирующую таблицу;
6. для редактирования запроса в области переходов в группе запросы выбрать нужный, отжать (Конструктор) и внести изменения в запрос.
Замечание: Для перехода в SQL-запрос использовать, например, в окне запроса контекстное меню→Режим SQL. Для возврата в QBE-запрос отжать .
Примеры:
1. Составьте запрос на выбор исполнителей на буквы А и О с выводом на экран только страны и имени музыканта/группы
2. Составьте запрос на выбор исполнителей, родившихся в период между 1970 и 2000 годами
Повторяющиеся записи
1. Выявление повторов
Составим запрос на определение повторяющихся записей в таблице БД (запрос Выборка):
Выполнить Создание→Другие→Мастер запросов, в окне Новый запрос выбрать Повторяющиеся записи, ОК
Указать таблицу или запрос с повторами, Далее
Задать поля, в которых есть дубликаты (поле ID не содержит повторов), Далее
Указать дополнительные поля (на усмотрение пользователя)
Ввести имя запроса и установить Посмотреть результаты запроса, Готово
2. Сокрытие повторов
Составим запрос (запрос Выборка), отображающий только уникальные записи таблицы Музыканты:
выполнить Создание→Другие→Мастер запросов: в окне Новый запрос установить Простой запрос, ОК
выбрать таблицу Музыканты, а в списке полей указать только поля с повторяющимися данными (в нашем случае это любая комбинация, не содержащая поле ID), отжать Далее подряд 2 раза
задать имя запроса и установить Изменить макет запроса, отжать Готово. Запрос откроется в режиме Конструктор
щелкнуть правой кнопкой мыши в верхней зоне конструктора запроса и выбрать Свойства: в окне свойств установить Уникальные значения –Да и отжать кнопку выполнить . Результат содержит только уникальные записи.
3. Удаление дубликатов из БД
1) Ручное удаление - если дубликатов немного
2) Применение запросов
Рассмотрим вариант, включающий несколько последовательных шагов:
Шаг 1 Разместить в новой таблице только уникальные записи из таблицы БД:
В области переходов щелкнуть правой кнопкой по таблице Музыканты→выбрать копировать
В пустом месте области переходов щелкнуть правой кнопкой и выполнить Вставить
В окне вставки задать имя таблицы (например, Музыканты 2) и выбрать только структура
Выполнить Создание→Конструктор запросов, добавить таблицу Музыканты и закрыть окно
Перейти в SQL-запрос и ввести в область запросов следующую инструкцию (запрос Добавление):
INSERT INTO Музыканты2 (Name_MSC, Birthday, Country, Active)
SELECT DISTINCT Name_MSC, Birthday, Country, Active
FROM Музыканты
Во вкладке Конструктор отжать кнопку выполнить
Открыть Музыканты 2 и выполнить Главная→Обновить все
Шаг 2 Удалить из таблицы Музыканты все записи (запрос Удаление):
Прежде, чем удалять записи, следует создать копию таблицы или резервную копию всей базы данных (см. Офис→Управление→Резервная копия базы данных), т.к. операцию удаления нельзя обратить или отменить.
Выполнить Создание→Конструктор запросов, добавить таблицу Музыканты и закрыть окно
Во вкладке Конструктор→Тип запроса выбрать удаление и отжать выполнить
Шаг 3 Перенести в таблицу Музыканты данные из Музыканты2:
использовать инструкцию (запрос Добавление):
INSERT INTO Музыканты (ID, Name_MSC, Birthday, Country, Active)
SELECT ID, Name_MSC, Birthday, Country, Active
FROM Музыканты2
Сохранить на будущее выполненные запросы. Для их редактирования щелкнуть правой кнопкой по нужному запросу в области задач→перейти в режим Конструктор и внести изменения
Замечание: Казалось бы, что можно просто удалить таблицу Музыканты и присвоить ее имя таблице Музыканты2. Но если на основе таблицы Музыканты созданы другие объекты, например, формы, отчеты и запросы, то удалить или переименовать исходную таблицу нельзя, не удалив предварительно эти объекты.
1. В режиме Конструктор последовательно введите названия полей, выберите типы полей и укажите их характеристики:
№ Имя поля Тип данных Размер поля Свойства Описание
1 ID Счетчик Индексированное поле: Совпадения не допуска¬ются Уникальный идентификатор музыкальной группы/испол-нителя
2 Name_MSC Текстовый 100 Обязательное поле: Да Название группы/Исполни-теля
3 Birthday Дата/Время Формат поля: длинный формат даты Дата создания/День рождения
4 Country Текстовый 100 Страна
5 Active Логический Творческая активность (выступает сегодня или нет)
2. Сохраните таблицу, отжав кнопку .
3. Перейдите в режим таблицы, через Режимы→Режим таблицы ( ) или двойным щелчком по имени таблицы в Области переходов и введите несколько записей (до черты):
4. Сохраните таблицу.
5. Добавьте еще 2 записи через Форму, выполнив:
вкладка Создание→Формы→отжать Другая форма→Мастер форм.
Выбрать нужную таблицу и поля для формы, отжать Далее.
Затем выбрать внешний вид (например, «В один столбец»), требуемый стиль (например, «Стандартный»), задать имя формы (например, «Музыканты»), установить «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и отжать Готово.
В нижнем левом углу Формы отжать Новая пустая запись и заполнить форму остальными данными.
Выполнить вкладка Главная→Обновить все, вернуться в режим таблицы и тоже выполнить Главная→Обновить все.
6. Добавьте оставшиеся данные через Внешние источники:
В окне БД закрыть таблицу, в которую будут добавлены записи.
Во вкладке Внешние данные→Импорт выбрать нужный источник, например Excel
В окне Внешние данные задать нужные параметры, ОК
Обратите внимание: наличие ключевого поля исключило добавление повторов.
7. Выполните копирование данных из других источников, например:
запустите Excel, откройте файл Исполнители, выделите нужные данные в таблице и выполните копирование.
Перейдите в Access в режим таблицы Музыканты→выделите пустую запись места вставки и выполните вставку данных.
Замечание: при копировании данных в таблицу с первичным ключом типа Счетчик все копируемые записи получают соответствующий порядковый или случайный номер, следовательно могут появиться дубликаты.
Отчеты – средство представления данных любой степени сложности.
В Access предусмотрены разные способы создания отчетов (вкладка Создание):
с помощью средства «Отчет»
с помощью Мастера отчетов
с помощью средства «Пустой отчет»
Рассмотрим создание простого отчета с помощью Мастера отчетов:
1) во вкладке Создание→Отчеты выбрать Мастер отчетов;
2) выбрать нужную таблицу и поля для отчета, отжать Далее и ещё раз Далее;
3) если необходимо, установить сортировку, Далее;
4) выбрать внешний вид (например, «Табличный»), требуемый стиль (например, «Обычный»), задать имя отчета (например, «Музыканты»), установить «Просмотреть отчет» и отжать Готово;
5) Изменение отчета производится аналогично форме в режиме Конструктор.
Запросы
Порядок действий при составлении QBE-запроса
1. выполнить Создание→Другие→Конструктор запросов;
2. в окне Добавление таблицы выбрать нужную таблицу, отжать Добавить и закрыть окно;
3. в окне Запроса в соответствии с задачей можно:
в строке Поле указать нужные поля
в строке Имя таблицы выбрать таблицу для запроса
установить Сортировку
в строке Условие отбора задать критерии выбора данных
Для условий выбора используются операторы сравнения:
= - равно (не обязательно оператор);
<> - не равно;
> - больше
= - больше или равно
<= - меньше или равно
Логические условия И (And) и ИЛИ (Or). Операторы * и ?.
4. после формирования запроса во вкладке Конструктор отжать кнопку выполнить
5. если необходимо, сохранить результирующую таблицу;
6. для редактирования запроса в области переходов в группе запросы выбрать нужный, отжать (Конструктор) и внести изменения в запрос.
Замечание: Для перехода в SQL-запрос использовать, например, в окне запроса контекстное меню→Режим SQL. Для возврата в QBE-запрос отжать .
Примеры:
1. Составьте запрос на выбор исполнителей на буквы А и О с выводом на экран только страны и имени музыканта/группы
2. Составьте запрос на выбор исполнителей, родившихся в период между 1970 и 2000 годами
Повторяющиеся записи
1. Выявление повторов
Составим запрос на определение повторяющихся записей в таблице БД (запрос Выборка):
Выполнить Создание→Другие→Мастер запросов, в окне Новый запрос выбрать Повторяющиеся записи, ОК
Указать таблицу или запрос с повторами, Далее
Задать поля, в которых есть дубликаты (поле ID не содержит повторов), Далее
Указать дополнительные поля (на усмотрение пользователя)
Ввести имя запроса и установить Посмотреть результаты запроса, Готово
2. Сокрытие повторов
Составим запрос (запрос Выборка), отображающий только уникальные записи таблицы Музыканты:
выполнить Создание→Другие→Мастер запросов: в окне Новый запрос установить Простой запрос, ОК
выбрать таблицу Музыканты, а в списке полей указать только поля с повторяющимися данными (в нашем случае это любая комбинация, не содержащая поле ID), отжать Далее подряд 2 раза
задать имя запроса и установить Изменить макет запроса, отжать Готово. Запрос откроется в режиме Конструктор
щелкнуть правой кнопкой мыши в верхней зоне конструктора запроса и выбрать Свойства: в окне свойств установить Уникальные значения –Да и отжать кнопку выполнить . Результат содержит только уникальные записи.
3. Удаление дубликатов из БД
1) Ручное удаление - если дубликатов немного
2) Применение запросов
Рассмотрим вариант, включающий несколько последовательных шагов:
Шаг 1 Разместить в новой таблице только уникальные записи из таблицы БД:
В области переходов щелкнуть правой кнопкой по таблице Музыканты→выбрать копировать
В пустом месте области переходов щелкнуть правой кнопкой и выполнить Вставить
В окне вставки задать имя таблицы (например, Музыканты 2) и выбрать только структура
Выполнить Создание→Конструктор запросов, добавить таблицу Музыканты и закрыть окно
Перейти в SQL-запрос и ввести в область запросов следующую инструкцию (запрос Добавление):
INSERT INTO Музыканты2 (Name_MSC, Birthday, Country, Active)
SELECT DISTINCT Name_MSC, Birthday, Country, Active
FROM Музыканты
Во вкладке Конструктор отжать кнопку выполнить
Открыть Музыканты 2 и выполнить Главная→Обновить все
Шаг 2 Удалить из таблицы Музыканты все записи (запрос Удаление):
Прежде, чем удалять записи, следует создать копию таблицы или резервную копию всей базы данных (см. Офис→Управление→Резервная копия базы данных), т.к. операцию удаления нельзя обратить или отменить.
Выполнить Создание→Конструктор запросов, добавить таблицу Музыканты и закрыть окно
Во вкладке Конструктор→Тип запроса выбрать удаление и отжать выполнить
Шаг 3 Перенести в таблицу Музыканты данные из Музыканты2:
использовать инструкцию (запрос Добавление):
INSERT INTO Музыканты (ID, Name_MSC, Birthday, Country, Active)
SELECT ID, Name_MSC, Birthday, Country, Active
FROM Музыканты2
Сохранить на будущее выполненные запросы. Для их редактирования щелкнуть правой кнопкой по нужному запросу в области задач→перейти в режим Конструктор и внести изменения
Замечание: Казалось бы, что можно просто удалить таблицу Музыканты и присвоить ее имя таблице Музыканты2. Но если на основе таблицы Музыканты созданы другие объекты, например, формы, отчеты и запросы, то удалить или переименовать исходную таблицу нельзя, не удалив предварительно эти объекты.
Не Пропустите: