СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ: АНАЛИЗ И РЕОРГАНИЗАЦИЯ

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ: АНАЛИЗ И РЕОРГАНИЗАЦИЯ
Автор: drug \| Категория: Прочее \| Просмотров: \| Комментирии: 0 \| 16-05-2013 20:31

2. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ: АНАЛИЗ И РЕОРГАНИЗАЦИЯ

Данный раздел посвящен анализу существующей системы управления для заданной предметной области, направленному общую характеристику и выявление недостатков в организации процесса управления. Здесь дается краткое описание существующего и предлагаемого механизмов управления, выделяются контуры, объекты и субъекты управления, оформляются соответствующие мнемонические схемы.

2.1. Описание существующего процесса управления
В данном подразделе дается обобщенная характеристика существующего процесса управления в соответствии с предпроектным обследованием, выполненным в предыдущем разделе. Описание процесса управления включает в себя объект управления, характеристику управляющих воздействий, функции лиц, принимающих решения. Основные элементы процесса управления представляются в виде совокупности контуров управления с детализацией до уровня конкретных управляющих воздействий и анализа рассогласований. Процессы управления рассматриваются на уровне каждой из автоматизированных функций, представленных в предыдущем разделе.

Функция 1 «Заключение договора»
Объект управления: Объектом управления является процесс заключения договора.
Входная информация: Входной информацией является заказ услуги от клиента. Она обрабатывается руководителем отдела исполнения заказов – проверяется соответствие документов, а также проводится анализ возможности выполнения заказа.
Выходная информация: Выходной информацией является заключения договора.
Факт: Документы от заказчика, параметры заказа.
План: Требования к пакету документов, требования к возможностям.
Лицо, принимающее решения: Лицом, принимающим решение, является руководитель отдела исполнения заказов. Он получает всю информацию, структурирует её и пересылает на обработку. В случае ошибок, он может исправить информацию или повторно её передать.
Возмущающие воздействия: Большое количество заказов.
Контур регулирования: В контуре регулировании происходит проверка выполнения заказа и проверка документов. При положительном результате заключается договор. (рис. 2.1)
Контур адаптации: В контуре адаптации выявляются причины анализа несоответствия документов. Если требования к пакету документов договора и документы от заказчика не совпадают, то необходимо определить и добавить недостающие документы. Также выявляются причины невозможности выполнения заказа. Если запрашиваемой услуги нет в агентстве, то обращаемся к субподрядчикам. Если не достаточно материалов для выполнения заказа, то необходимо заказать материалы. Если по плану выполнения нет предоставляемой услуги, то обращаемся к субподрядчикам. Если есть, то реализовывают собственные исполнители. (рис. 2.1)
Недостатки существующей системы управления:
• Невозможность оформления несколько заказов;
• Нет возможности отслеживать наличие и доступный объем расходных материалов, необходимых для выполнения заказов.

Рисунок 2.1 – Описание существующей системы управления для автоматизируемой функции «Заключение договора»

Функция 2 «Выполнение заказов»
Объект управления: Объектом управления является процесс выполнения заказа. Она обрабатывается руководителем отдела исполнения заказов.
Входная информация: Входной информацией является данные заказа клиента.
Выходная информация: Выходной информацией является выполнение заказа.
Факт: Запрос клиента
План: План-график
Лицо, принимающее решения: Лицом, принимающим решение, является руководитель отдела исполнения заказов. Он получает всю информацию, структурирует её и пересылает на обработку.
Возмущающие воздействия: Большое количество заказов.
Контур регулирования: В контуре регулировании происходит анализ причин соответствия или несоответствия плану-графику. При соответствии плану-графику заказ выполняется. (рис. 2.2)
Контур адаптации: В контуре адаптации выявляются причины несоответствия плану-графику. Если запрашиваемой услуги нет в агентстве, то обращаемся к субподрядчикам. Если не хватает денежных средств для выполнения заказа, то клиент вносит необходимую сумму. Если не укладываемся в сроки выполнения заказа, то привлекаются дополнительные сотрудники. Если же понадобятся дополнительные материалы, то необходимо заказать материалы. (рис. 2.2)

Рисунок 2.2 – Описание существующей системы управления для автоматизируемой функции «Выполнение заказов»
Недостатки существующей системы управления:
• Нет возможности накапливать и анализировать информацию о клиентах, заказах и производстве;
• Неоптимальное распределение работ с учетом текущей загрузки;
• Нет возможности получения в режиме реального времени всю информацию о заказах.

2.2. Описание предлагаемой организации процесса управления
В данном подразделе дается обобщенная характеристика предлагаемого процесса управления в соответствии с замечаниями, сформулированными в предыдущем подразделе. Описание процесса управления включает в себя объект управления, характеристику управляющих воздействий, функции лиц, принимающих решения. Основные элементы процесса управления представляются в виде совокупности контуров управления с детализацией до уровня конкретных управляющих воздействий и анализа рассогласований. Процессы управления рассматриваются на уровне каждой из автоматизированных функций, представленных в предыдущем разделе. Для каждой функции дается описание роли автоматизированной системы в организации процесса управления.

Функция 1 «Заключение договора»
Отличия от существующего процесса управления:
• Принятие решения возлагается на АСУ;
• Возможность оформить несколько заказов;
• Отслеживание сроков начала и завершения заказов.
Роль автоматизированной системы: Автоматизируемая система в процессе управления выявляет отклонения, вырабатывает управляющие воздействия и помогает лицу, принимающему решения.
Сбор данных: Данными, необходимыми для управления заключением договора, являются документы от заказчика, параметры заказа, заказ, требования к пакету документов договора, производственные возможности агентства. Они анализируются АСУ, и на их основании определяется управляющее воздействие.
Лицо, принимающее решения: Принятие решения возлагается на АСУ.
Контур регулирования: В контуре регулировании происходит проверка выполнения заказа и проверка документов. При положительном результате заключается договор. (рис. 2.3)
Контур адаптации: В контуре адаптации АСУ выявляет причины анализа несоответствия документов. Если требования к пакету документов договора и документы от заказчика не совпадают, то необходимо определить и добавить недостающие документы. Также АСУ выявляет причины невозможности выполнения заказа. Если запрашиваемой услуги нет в агентстве, то обращаемся к субподрядчикам. Если не достаточно материалов для выполнения заказа, то необходимо заказать материалы. Если по плану выполнения нет предоставляемой услуги, то обращаемся к субподрядчикам. Если есть, то реализовывают собственные исполнители. (рис. 2.3)

Ожидания от автоматизации:
• Автоматически формирование заказа поставщику на материалы по оформленным заказам клиентов;
• Возможность оформить несколько заказов;
• Отслеживать наличие и доступный объем расходных материалов, необходимых для выполнения заказов.

Рисунок 2.3 – Описание предлагаемой системы управления для автоматизируемой функции «Заключение договора»

Функция 2 «Выполнение заказов»
Отличия от существующего процесса управления:
• автоматически формируются требования на приобретение материалов по заказам;
• Отслеживание сроков начала и завершения заказов;
• Принятие решения возлагается на АСУ.

Роль автоматизированной системы: Автоматизируемая система в процессе управления выявляет отклонения, вырабатывает управляющие воздействия и помогает лицу, принимающему решения.
Сбор данных: Данными, необходимыми для управления выполнением заказов, являются данные заказа, план-график, запросы клиента. Они анализируются АСУ, и на их основании определяется управляющее воздействие.
Лицо, принимающее решения: Принятие решения возлагается на АСУ.
Контур регулирования: В контуре регулировании происходит анализ причин соответствия или несоответствия плану-графику. При соответствии плану-графику заказ выполняется. (рис. 2.4)
Контур адаптации: В контуре адаптации АСУ выявляет причины несоответствия плану-графику. Если запрашиваемой услуги нет в агентстве, то обращаемся к субподрядчикам. Если не хватает денежных средств для выполнения заказа, то клиент вносит необходимую сумму. Если не укладываемся в сроки выполнения заказа, то привлекаются дополнительные сотрудники. Если же понадобятся дополнительные материалы, то необходимо заказать материалы. (рис. 2.4)
Ожидания от автоматизации:
• возможность накапливать и анализировать информацию о клиентах, заказах и производстве;
• Оптимальное распределение работ с учетом текущей загрузки;
• Получение в режиме реального времени всю информацию о заказах.

Рисунок 2.4 – Описание предлагаемой системы управления для автоматизируемой функции «Выполнение заказов»

2.3. Выводы
В данном подразделе перечисляются основные выводы, сделанные в ходе выполнения раздела, которые характеризуют принципы изменения процесса управления с учетом внедрения автоматизированной системы:
• Принятие решения возлагается на АСУ;
• Отслеживание сроков начала и завершения заказов;
• Автоматически формируются требования на приобретение материалов по заказам;
• Возможность оформить несколько заказов.

Не Пропустите: